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就業規則のご依頼

就業規則とは

就業規則は、労働時間や賃金等の基本的な労働条件や職場の服務規律を定め、それを文書化した、使用者と労働者との間のルールブックです。常時10人以上の従業員を使用する事業場では、就業規則を作成し労働基準監督署に届出が必要です。この「10人以上の労働者」には、正社員(役員は含まない)だけでなくパートタイマーやアルバイトなども含まれます。就業規則が効力を発揮するには、書面による交付、常時見やすい場所への掲示又は備付などによって労働者に周知されなければなりません。

なぜ就業規則を作成するのか

 ではなぜ就業規則を作成するのでしょうか。それは、
①法律で決められている
 労働基準法では、常時10人以上の従業員を使用する事業場に、就業規則の作成と労働基準監督署への届出を義務付けており。これに違反すると30万円以下の罰金になります。
②会社の危機管理の為
 昨今、話題になっている「残業代未払い問題」や「名ばかり管理職問題」、又は問題がおこりやすい退職時の経営者と従業員とのトラブル(退職金、離職の解釈、年次有給休暇の取得時期等)を未然に防止し、無駄な時間と労力をかけずに済みます。就業規則に何の記載もない、又はあっても曖昧な表現だったり、細かい状況まで規定されていないものでは、トラブル時に会社側が圧倒的に不利です。それが原因で「本来払う必要のない」残業代や退職金を支払うことになるかもしれません。
③より良い会社を作る為
 良い業績を残している会社は、就業規則などのルールが明確に定められています。働くみんなが安心して,やる気をもって仕事に励むことができる環境が良い業績に繋がっていくのは言うまでもありません。社員に長くいてもらえば、それだけ社員の専門性が上がり、仕事の効率も上がります。それによって、会社の利益は格段に変わるでしょう。無駄な損失が生じないようにするにも、就業規則をきちんと整備して、社員が長期にわたり就労できるようにすべきです。そしてその結果、会社の利益へとつながるのです。

 企業は、人・もの・金から成り立っています。経営において「人」の役割は非常に重要でありそのルールを定めたものが就業規則です。就業規則の整備がまず第一歩でしょう。

就業規則に何を定めるか

就業規則に必ず定めなければならない事項として、次のものがあります。

絶対的記載事項

1.始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、就業時転換に関      する事項
2.賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時
 期並びに昇給に関する事項
3.退職に関する事項(解雇事由を含む)

一方、その制度を置く場合は就業規則に必ず記載しなければならない事項として、次のものがあります。

相対的記載事項
1.退職手当について、適用される労働者の範囲、決定、計算及び支払の方法並びに支払の時期に関する事項
2.臨時の賃金等及び最低賃金額に関する事項(臨時の賃金等とは、臨時に支払われる賃金、賞与、1か月を超え  る期間で算定される手当です)
3.食費、作業用品その他の労働者の負担に関する事項(その他の負担とは、社宅費、共済組合費等を労働契約  により労働者に負担させる場合のことです)
4.安全及び衛生に関する事項
5.職業訓練に関する事項
6.災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項(労災保険法を上回る災害補償を行う場合、健康保険法、厚生
 年金保険法で定める給付等以外の扶助、またはこれらを補充する扶助を行う場合は、これらに関する事項を
 記載する必要があります)
7.表彰・制裁の定めについてその種類・程度に関する事項(減給制裁の限度は、1回の額が平均賃金の1日分の
 50%、総額が一賃金支払期間における賃金の10分の1までです)
8.その他その事業場の全労働者に適用される定めに関する事項

就業規則を作成するだけでいいのか

 それでは就業規則を作製するだけでいいのでしょうか。そのあとは以下の手続きが必要になります。

 

労働者代表の意見を聴く 

 就業規則ができたら労働者代表の意見を聞きます。労働者の代表とはそれぞれの事業場ごとに、
1.労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合
2.労働組合がない場合やあってもその組合員の数が労働者の過半数を占めていない場合は、労働者の過半数を代
 表する者のことを指します。また過半数を代表する者は、次のいずれにも該当することが必要です。
 ①監督や管理の立場にある者でないこと
 ②投票や挙手等民主的な方法で選出された者であること

 労働者の代表が決まったら、代表から意見を聴きます。意見を聴くとは、意見を求めることで、同意を得る必要はありません。但し、使用者の都度で一方的に就業規則を決めてしまったら、労働者側に不満のみが残り、労使関係はギクシャクしたものになってしまうでしょう。できるだけ労働者側の意見を尊重し、お互いに納得した就業規則とすることが望ましいでしょう。

意見書を添付して届出る
 労働者代表からの意見聴取が終わったら、
代表に意見書を作成してもらいます。意見書には、就業規則案について意見と職名を記載し、自署捺印します。そして、就業規則にこの意見書を添付して管轄の労働基準監督署に届出します。就業規則は、征服2部(提出用と会社控用)提出し、別規程があるときは一緒に提出します。なお、就業規則を変更したときも、労働者代表から意見を聴き、意見書と一緒に就業規則を届出ることが必要です。

就業規則の周知と順守義務
 就業規則を作成、届出したら、次は労働者に配布したり、事業場に掲示したりして、労働者に周知しなければなりません。また、就業規則を磁気テープ、磁気ディスク等に記録し、各事業場にその内容を労働者が常時見ることができる機器を設置しておく方法でもOKです。就業規則が労働者に周知されれば、労働者はその内容を知らなかったとは言えませんので、その内容をよく理解することが必要です。そして労働者に周知したら、そのあとは労使とも就業規則を守ることが大切です。例えば「一賃金支払期に2回以上遅刻したら減給する}という規定を設けても、それに該当する労働者に減給処分をせずに長期間経過した場合、それが職場の慣行とみられる可能性があります。そうすると、そのあとに遅刻した者に対して減給処分を行っても職場の慣行が就業規則に優先して、減給処分が無効となることもあります。就業規則は職場のルールブックですからお互いしっかり守ることが重要です。

サンプルをそのまま利用するリスク

 社長さんとお話しているとこのような質問を受けることがあります。「市販の就業規則本の巻末にサンプルが載っていますが、会社名を変えればそのまま使えるんじゃないですか?」とか「労働基準監督署や労働局のホームページから雛形をダウンロードできますが、会社名だけ変えればいいのではないですか?」という質問です。

 

 市販の就業規則本は、どの業種・事業形態であっても当てはまるように、又中小企業の社長が読んでも大企業の人事総務担当者が読んでも差し支えないように、「労働法令の説明書」として制作・編集されています。したがって市販の就業規則本の雛形を会社名だけを変えて作成しますと、大企業向けの手厚い福利厚生と労働者の権利を定めた法律の規定をそのままコピーしただけの就業規則が出来上がってしまう恐れがあります。

 また労働基準監督署や労働局が作成している「モデル就業規則」も当然ながら、労働者の権利を定めた「労働法令の遵守」を主眼に作成されています。なぜなら役所の仕事は労働法令を企業に遵守させることだからです。従いまして役所のモデル就業規則は「労働者の権利」についてはきっちり記載されていますが、「労働者の義務」につきましてはそこまで詳しく書かれていないのが現状です。また労働法の中には、大企業は義務ですが、中小企業には努力義務という法律もあります。役所のモデル就業規則の規定は当然両方書かれていますが(中小企業は努力義務ということも)、よくわからないまま自社の就業規則を作成してしまうと、努力義務の法律も遵守するというものが出来上がります。就業規則を作成する場合は、「労働者の義務」を明確に定めた、自社の事情に即した就業規則を定めなければ、会社を守る就業規則にはなりません。

 就業規則は、法律により厳格に定められた部分(労働時間、有給休暇等)と法律の定めがない部分(休職、服務、懲戒等)に分けられます。法律で決められている部分はその通り書くより他ありませんが、法律で決められていない部分をどう作り込むかによってこの就業規則の性格が大きく変わってくるのです(労働者を守る就業規則か、会社を守る就業規則か)。

 当事務所が作る就業規則はどうすれば会社を守れるかのエッセンスが詰まったものになっています。殆どの社員は皆一生懸命仕事に取り組んでくれる真面目な社員だと思います。しかし、会社と問題をおこしそれで生計を立てている人がいることは否定できません。性善説で会社を経営できる時代は終わったと言っても過言ではないでしょう。しかし私が拝見する限り、100%に近い就業規則が性善説に立ったものになっています。社会保険労務士に作ってもらったからと言っても安心はできません。雛形の社名を変えただけの就業規則を作成している社会保険労務士は意外と少なくないからです。

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